AFAP-AVA Handbuch

Ein kurzer Einblick

Das Hauptmenü befindet sich auf der linken Seite des Programms.
Von hier aus können fast alle Funktionen gesteuert werden.

Einige Funktionen können auch über die Symbole in der blauen Leiste oben rechts aufgerufen werden.

Fast überall werden die Funktionen von Buttons und Eingabefelder erklärt, wenn man mit der Maus hinüberfährt oder die rechte Maustaste drückt. Bei Combo-Boxen klicken Sie bitte für die Information mit der rechten Maustaste auf das Dreieck rechts.

AFAP-Ava umfasst die folgenden Funktionen :

• Verwaltung von Textverzeichnissen mit Ausschreibungstexten

• Import von Ausschreibungstexten von Datenträgern oder aus dem Internet

• Erstellen von Leistungsverzeichnissen

• Erstellen von Ausschreibungen

• Angebotserfassung

• Preisspiegel

• Bautagebuch

• Kontenblatt

• Bauzeitenplan

Ausschreibungstexte von Festplatte, CD, ... aus dem Internet Aus den unterschiedlichsten Quellen können Ausschreibungstexte importiert werden.   Ausschreibungstexte Diese Texte werden bei den Stammdaten unter Ausschreibungs-Texte gespeichert.   Leistungsverzeichnis Aus den Texten des Textverzeichnisses oder aus anderen Quellen werden die Leistungsverzeichnisse erstellt. Es können aber auch Texte aus bereits bestehende Leistungsverzeichnisse aus anderen Projekten übernommen werden.   Ausschreibung Nachdem in dem Leistungsverzeichnis die benötigten Ausschreibungstexte erfasst sind, können die Gewerke, Gruppen und Positionen selektiert werden, die ausgeschrieben werden sollen.   Angebotserfassung Die eingehenden Angebote werden erfasst, entweder manuell oder über GAEB-Dateien.   Preisspiegel Der Preisspiegel wird erstellt

Einstellungen

Klicken Sie mit der Maus im Menü auf Einstellungen oder auf

Allgemein

Geben Sie in diesem Fenster die Bezeichnung und Adresse Ihrer Firma ein. Die Daten werden z.B. für Ausschreibungen benötigt.
Es kann festgelegt werden, ob bei jedem Start des Programms im Internet nach Updates gesucht wird.
Der Abgabetermin wird automatisch in die Ausschreibung übernommen, kann dort aber noch geändert werden.
Das Leistungsverzeichnis kann als Liste oder Baumstruktur aufgelistet werden.
Wenn sich die Mehrwertsteuer ändert, so kann hier die Änderung erfasst werden.
Die Hintergrundfarbe der einzelnen Fenster kann individuell gewählt werden. Basisfarbe ist hellgrau.
Wenn Texte über ausschreiben.de importiert werden, kann hier festgelegt werden, ob die Startseite von ausschreiben.de die Daten als Bereiche oder alphabetisch listet.

Ausdrucke

Auf Ausdrucken kann Ihr eigenes Logo mit ausgegeben werden. Hier wird festgelegt, ob überhaupt ein Logo erscheinen soll, wo das Logo platziert werden soll, welche Größe das Logo haben soll und ob es nur auf der ersten Seite oder allen Seiten erscheinen soll. Die kleinen Embleme erklären sich selbst, wenn sich die Maus über ihnen befindet.

Elemente

Hier können Sie festlegen mit welchen Kostengruppen / Elementen Sie arbeiten möchten. 3-stellig nach DIN-276 und/oder 5-stelligen eigenen Kostengruppen.

LV Farben

Für die Anzeige eines Leistungsverzeichnisses in Form einer Liste können individuell Farben für die verschiedenen Gruppen festgelegt werden. Der Hintergrund kann aus beliebigen Farben bestehen, bei der Schrift kann zwischen schwarz und weiß gewählt werden. Nach der Auswahl müssen die Einstellungen gesichert werde.

Einheiten

Hier werden die Mengeneinheiten verwaltet.

Index

Hier werden die Baukosten-Indizes der letzten Jahre gelistet. Diese werden bei Kostenschätzungen benötigt.

Updates

Hier erscheint eine Auflistung der letzten Updates.

Lizenz

Wenn Sie das Programm freischalten möchten, so geben Sie bitte hier Ihre E-Mail-Adresse ein und klicken auf Paypal. Im nächsten Fenster wird dann die Anschrift verlangt, für die die Rechnung ausgestellt werden soll. Nachdem Sie auf Fortfahren geklickt haben werden Sie auf unsere Webseite umgeleitet, wo Sie die Bezahlung über Paypal abwickeln können. Nachdem Sie bei Paypal die Bezahlung bestätigt haben werden Sie zurück auf unsere Web-Seite geleitet, wo Sie die Rechnung, die Kunden-Nummer und den Freischalt-Code erhalten. Kunden-Nummer und Freischalt-Code dann in die Bildschirmmaske oben kopieren und mit dem kleinen grünen Button bestätigen.

Netzwerk

	Die Daten dieses Computers werden in den unten angegebenen Netzwerk-Ordner übertragen. Sollten sich dort bereits Daten befinden, so werden diese überschrieben. Dieser Vorgang sollte nur einmalig bei der ersten Einrichtung eines Netzwerks durchgeführt werden, um bereits auf einem Basis-Computer erstellte Daten dem gesamten Netzwerk zugänglich zu machen.
	Hier legen Sie den zentralen Ordner fest, in dem die Daten für alle Arbeitsplätze im Netzwerk gespeichert sind. Auf allen Arbeitsplätzen sollte dieser Ordner zugewiesen sein.
	Die hier gewählten Einstellungen werden gesichert.
	Wenn im Netzwerk ein Benutzer innerhalb eines Projekts arbeitet, wird dieses für alle anderen gesperrt. Normalerweise wird das Projekt nach dem Verlassen wieder freigegeben. In Ausnahmefällen ( z.B. Systemabsturz ) kann es nötig sein, dass ein Projekt manuell freigegeben werden muss.

Neues Projekt anlegen

Klicken Sie mit der Maus auf  Aktuelle Projekte + Neues Projekt anlegen.
Sie werden nun aufgefordert, eine Bezeichnung für das Projekt anzugeben. Beispiel : Einfamilienhaus Fam. Müller XY-Stadt.

Im Menü unter Aktuelle Projekte erscheint nun die Bezeichnung für das Projekt.

Wenn Sie dieses anklicken sehen Sie, dass bereits einige Untermenü-Einträge erstellt wurden.

Zuerst sollten die Projektdaten erfasst werden.

Es wurde automatisch eine freie Projekt-Nummer vergeben. Füllen Sie nun die Felder aus.

Um zusätzliche Namen und Adressen, z.B. Statiker, Bauleiter, usw., zu erfassen, klicken Sie bitte auf den Karteireiter

Die meisten Felder und Buttons geben eine kurze Erklärung für ihre Funktion ab, wenn der Cursor auf sie zeigt oder wenn darauf die rechte Maustaste gedrückt wird.

Unternehmer erfassen

Um Ausschreibungen an Unternehmer zu erstellen, benötigen Sie die Daten der Unternehmer.

Klicken Sie mit der Maus auf  oben in der Menü-Leiste oder auf Stammdaten + Unternehmer.

Klicken Sie auf den Button . Es wird automatisch eine freie Unternehmer-Nummer vergeben. Füllen Sie nun die Felder aus. Wenn Sie eine Email-Adresse eingeben, können bei der Ausschreibung die Texte direkt per Email verschickt werden.

Möchten Sie Unternehmer-Daten wieder löschen, so markieren Sie mit der Maus den gewünschten Unternehmer in der Liste links und klicken dann auf den Button .

Bei Ausschreibungs-Art können Sie festlegen welche Art von Ausschreibung der Unternehmer bearbeiten kann.

Bei Bearbeitete Gewerke können Sie festlegen welche Gewerke ein Unternehmer bearbeiten kann. Somit wird er bei der Ausschreibung als Angebotssteller nicht angeboten, wenn er die auszuschreibenden Gewerke nicht ausführen kann.

Ausschreibungstexte

Klicken Sie mit der Maus auf Stammdaten + Ausschreibungs-Texte.

Hierbei handelt es sich nicht um ein Leistungsverzeichnis, sondern um eine Ansammlung von Ausschreibungstexten, die später in LVs eingefügt werden können.

Als "Grundausstattung" werden einige Demo-Texte mitgeliefert.

Neues Verzeichnis für Ausschreibungstexte anlegen

Klicken Sie mit der Maus auf Stammdaten + Ausschreibungs-Texte + Neues Text-Verzeichnis.

Geben Sie nun eine Bezeichnung für das neue Verzeichnis ein, z.B. "Meine Ausschreibungstexte" und bestätigen Sie die Eingabe.

Es wurde ein neues leeres Verzeichnis angelegt. Wie es gefüllt wird erklärt die Rubrik Texte ändern .

Importieren von Ausschreibungstexten

Klicken Sie mit der Maus auf Stammdaten + Ausschreibungs-Texte + Import Text-Verzeichnis.

GAEB-90-, GAEB-2000 und Datanorm-5-Dateien können von einem Datenträgern( Festplatte, CD, .. ) importiert werden.

Vorsicht ! Viele bereits existierende GAEB-Dateien halten sich nicht an die Normen des "Gemeinsamer Ausschuss Elektronik im Bauwesen". Es kann daher nicht garantiert werden, dass die Daten korrekt importiert werden können.

Sie können wählen welche Art von Datei Sie importieren möchten.

Im Dateiauswahl-Fenster können Sie eine Import-Dateien auswählen. Nach der Auswahl und dem Import der Daten werden Sie aufgefordert, dem Verzeichnis eine Bezeichnung zu geben.

Gruppen oder Texte einfügen

Wenn Sie eine Gruppe einfügen möchten, so klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die bereits bestehende Gruppe, hinter der die neue Gruppe eingefügt werden soll. Bei einer neuen Position klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die bereits bestehende Position oder auf eine Gruppe auf der letzten Strukturebene vor einer Position. Es öffnet sich das Menü :

Nehmen Sie nun Ihre Auswahl vor.

Nun müssen Sie den Gruppen nur noch eine Bezeichnung geben, bzw. die Positionen mit Inhalt füllen.

Ausschreibungstexte ändern

Im rechten Teil des Fensters können Sie den Inhalt von Gruppen und Positionen bearbeiten.

Die einzelnen Positionen können Kostengruppen der DIN-276 oder der eigenen Elementstruktur zugewiesen werden.

Die Funktionen der restlichen Buttons werden erklärt, wenn man mit der Maus über sie gleitet.

Gruppen oder Texte löschen

Markieren Sie die zu löschende Zeile und drücken Sie die rechte Maustaste. Im Menü wählen Sie "Löschen" aus.

Texte kopieren

Um Texte zu kopieren gibt es verschiedene Möglichkeiten :

Grafiken

Zu jedem Text können Grafiken gespeichert werden. Wählen Sie dazu links eine Position aus und klicken rechts auf .
Das Fenster zur Anzeige von Grafiken öffnet sich. Die Funktionen der Buttons werden erklärt, wenn man mit der Maus über sie gleitet.

Importieren von Ausschreibungstexten

GAEB-90-, GAEB-2000 und Datanorm-5-Dateien können von einem Datenträgern( Festplatte, CD, .. ) importiert werden.

Markieren Sie dazu die Zeile, hinter die die neuen Texte eingefügt werden soll, und drücken Sie die rechte Maustaste. Im Menü wählen Sie "Import GAEB / Datanorm 5" aus. Wählen Sie nun eine GAEB- oder Datanorm-Datei aus. Die enthaltenen Texte werden aufgelistet und die zu importierenden Texte können dort markiert werden und anschließend in das eigene Textverzeichnis eingefügt werden .

Vorsicht ! Viele bereits existierende GAEB-Dateien halten sich nicht an die Normen des "Gemeinsamer Ausschuss Elektronik im Bauwesen". Es kann daher nicht garantiert werden, dass die Daten korrekt importiert werden können.

Alternativ können Texte aus anderen Textverzeichnissen oder Leistungsverzeichnissen importiert werden.

Markieren Sie dazu die Zeile, hinter die die neuen Texte eingefügt werden soll, und drücken Sie die rechte Maustaste. Im Menü wählen Sie "Import Texte" aus.

In dem sich nun öffnenden Fenster können Sie die Texte auswählen, die importiert werden sollen. Markieren Sie die Texte dazu in dem kleinen Quadrat und klicken auf . Sie können die markierten Texte alternativ mit der Maus in das Textverzeichnis ziehen.

Leistungsverzeichnisse

Klicken Sie mit der Maus auf Aktuelle Projekte + Projekt + Leistungsverzeichnis.

Neues Leistungsverzeichnis anlegen

Nachdem ein neues Projekt erstellt wurde oder ein bestehendes LV gelöscht wurde können Sie ein neues LV anlegen.

Achtung ! Die GAEB-Dateien müssen den Vorschriften entsprechen, sonst kann es zu unerwartenden Ergebnissen kommen.

Wenn Sie ein leeres LV anlegen, müssen Sie diesem noch eine Bezeichnung geben und ein erstes Gewerk auswählen.

Dem Gewerk wird anschließend eine Ordnungszahl-Struktur zugeordnet.

Je nachdem ob Sie zur Anzeige des LVs die Baumstruktur oder die Listform gewählt haben, wird das erstellte LV nun angezeigt.

Bei der Anzeige als Baumstruktur ist die Art der Position mit Buchstaben gekennzeichnet :

= Normalposition   = Grundposition   = Wahlposition   = Bedarfsposition   = Stundenlohnarbeiten   = Hinweistext   = Ausführungsbeschreibung

In dem Kästchen links neben dem Buchstaben kann eine Position gekennzeichnet werden wenn sie ausgeschrieben werden soll.

Die eigentliche Erstellung und Bearbeitung eines LV sollte allerding in der unten beschriebenen Listenform vorgenommen werden.

Bei der Anzeige als Baumstruktur ist es zusätzlich möglich die Daten als Kostengruppen nach DIN 276 und nach eigener Kostenstruktur zu bearbeiten.

Um bei den Kostengruppen mit realen Werten zu arbeiten, ist es zwingend notwendig, dass alle Positionen einer Kostengruppe zugeordnet sind.

Alle Änderungen von Menge und Preis oder Löschen einer Position löst direkt eine Neuberechnung des gesamten LV aus. Wenn Sie in einem Netzwerk arbeiten und Ihre Daten daher bei jeder Änderung über die Netzwerkverbindung gesendet werden, kann es zu Verzögerungen kommen. Daher habe Sie im Netzwerk die Möglichkeit die direkte Neuberechnung zu unterbinden. Entfernen Sie dazu bitte das Kreuz aus und berechnen Sie nach Beendigung der Arbeiten das LV mit neu.

			Zur Anzeige als Liste wechseln
			Zur Anzeige als Baumstruktur wechseln
			Liste oder Baumstruktur zuklappen
			Der Inhalt der markierten Zeile wird in einem separatem Fenster angezeigt und kann dort bearbeitet werden
			Der Inhalt der markierten Zeile wird gelöscht. Bei Gruppen und Gewerken werden alle abhängigen Inhalte zusätzlich gelöscht.
			Ein Fenster für die der markierten Zeile zugeordneten Grafiken wird geöffnet. Dort können Grafiken hinzugefügt und geändert werden.
			Ein Fenster zur Massenermittlung wird geöffnet.
			Die markierte Position wird gedoppelt
			Die bei der Angebotserfassung erfassten Preise der einzelnen Unternehmer werden in einem Fenster aufgelistet.
			Einfügen von Texten aus anderen LVs oder Textverzeichnissen.
			Import von Ausschreibungstexten aus GAEB- oder Datanorm-Dateien.
			Import von Ausschreibungstexten von ausschreiben.de.
			Import von Heinze-Texten
			Import von Texten aus dem BKI-Programm
			Die aktuell markierte Gruppe wird neu durchnummeriert.
			Die aktuell markierte Gruppe wird neu berechnet.
			Die mit einem markierten Gewerke, Gruppen und Positionen werden für die Ausschreibung exportiert.
			Das LV wird gedruckt.
			Bei der Anzeige des LV im Listformat kann die Reihenfolge und Breite der einzelnen Spalten gespeichert werden.
			Der aktuelle Zustand des LV wird mit Datum und Uhrzeit gesichert. Auf ihn kann später wieder zugegriffen werden.
			Ein gesichertes LV kann zurückgeladen werden.
			Kurztexte können über einen Suchbegriff gesucht werden.
			Bei der Anzeige des LVs nach Kostengruppen wird hier eine Liste aller Positionen erstellt, die keiner Kostengruppe zugeordnet sind.
			Es öffnet sich ein Informations-Fenster.
			Das LV kann in eine GAEB-Datei exportiert werden.

Gruppen oder Texte einfügen

Wenn Sie eine Gruppe einfügen möchten, so klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die bereits bestehende Gruppe, hinter der die neue Gruppe eingefügt werden soll. Bei einer neuen Position klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die bereits bestehende Position oder auf eine Gruppe auf der letzten Strukturebene vor einer Position. Es öffnet sich das Menü-Fenster :

Wählen Sie nun aus was Sie einfügen möchten.

Es werden nur die Kombinationen angeboten, die logisch korrekt sind.

Nun müssen Sie den Gruppen nur noch eine Bezeichnung geben, bzw. die Positionen mit Inhalt füllen.

Ausschreibungstexte ändern

Um das Fenster für die Inhalte einer Position zu öffnen reicht ein Doppelklick auf den Text dieser Position. Bei Gruppen und Gewerken klicken Sie auf "Anzeigen" im Menü-Fenster.

Auch hier werden die Funktionen der meisten Buttons und Eingabefelder durch Rechtsklick mit der Maus beschrieben.

Mengen erfassen

Durch Klick auf den Button wird ein Fenster für die Massenermittlung geöffnet.

In jeder Zeile kann eine Teilmenge erfasst werden, indem die Werte unterhalb der Tabelle eingegeben werden.

			Die berechnete Gesamtmasse wird in die Position übernommen.
			Es wird eine neue leere Zeile für eine Teilmasse eingefügt.
			Die markierte Zeile mit einer Teilmasse wird gelöscht.
			Die markierte Teilmasse wird über eine Formel ermittelt.

Wählen Sie die gewünschte Formel aus. Auf der rechten Seite befinden sich dann die Variablen, die zur Berechnung der Formel nötig sind. Nachdem der letzte Wert eingegeben ist wird das Ergebnis oben angezeigt.

Eigene Formeln können individuell erstellt werden indem Sie zuerst über den Button eine Leerformel erstellen. Dieser Formel können Sie dann einen beliebigen Namen geben und anschließend die eigentliche Formel erstellen. Über die mathematischen Buttons können Sie Zeichen in die Formel einbinden.

Über den Button wird das Ergebnis der Formel angezeigt.

Nach dem Erfassen einen neuen Formel oder nach Änderung einer bestehenden kann die Formel mit dem Button gespeichert werden.

Durch einen Klick auf den Button wird der ermittelte Wert als Teilmenge in die Massenermittlung übernommen.

Gruppen oder Texte löschen

Entweder Sie klicken mit der linken Maustaste auf die Gruppe oder Position, die gelöscht werden soll und drücken dann auf der Tastatur die Taste "Entf" oder Sie klicken mit der rechten Mautaste auf die Gruppe oder Position und wählen dann im sich öffnenden Menü die Funktion oder Sie benutzen den Lösch-Button im Menü oberhalb des LVs.

Texte kopieren

Um Texte zu kopieren gibt es verschiedene Möglichkeiten :

Wenn ein bestehender Text nur "gedoppelt" werden soll, so klicken Sie mit der rechten Maustaste auf diesen Text und wählen im sich öffnenden Menü "Position doppeln" oder klicken oben auf den Button .Der neue Text wird direkt hinter dem Original eingefügt. Das ist hilfreich, wenn Texte ähnlich sind und somit nur kleine Änderungen vorgenommen werden müssen.

Positionen können über die Methode "Drag and Drop" verschoben oder kopiert werden. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf die zu kopierende Position, halten Sie Maustaste gedrückt und verschieben Sie den Cursor auf die Position oder Gruppe hinter der der Text eingefügt werden soll. Lassen Sie dann die Maustaste los. Wenn Sie zusätzlich die Taste "Strg" drücken bleibt die ursprüngliche Position erhalten.

Texte importieren

Texte können aus den verschiedensten Quellen importiert werden.

Ausschreibungstexte aus eigenen Text- oder Leistungsverzeichnissen importieren.

Ausschreibungstexte über eine GAEB- oder Datanorm-5-Schnittstelle importieren.

Ausschreibungstexte über "Ausschreiben.de" importieren.

Ausschreibungstexte aus eigenen Text- oder Leistungsverzeichnissen importieren

Markieren Sie eine Position oder eine Gruppe, hinter der die Texte eingefügt werden sollen. Klicken Sie dann auf den Button .

Es öffnet sich ein Fenster in dem Sie die gewünschten Texte auswählen können.

Die Auswahl der Texte erfolgt über die Aktivierung der einzelnen Häkchen . Nachdem alle Texte ausgewählt sind können diese über den Button hinter der markierte Position im LV einfügt werden oder mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Stelle im LV gezogen werden.

Ausschreibungstexte über eine GAEB- oder Datanorm-5-Schnittstelle importieren

Markieren Sie eine Position oder eine Gruppe, hinter der die Texte eingefügt werden sollen. Klicken Sie dann auf den Button .

Sie werden nun aufgefordert, die GAEB-,Datanorm-4 oder Datanorm-5-Datei mit den Ausschreibungstexten zu öffnen.

Sollten bei einer Datanorm-Datei Grafiken angehängt sein, so werden Sie aufgefordert den Ordner mit den Grafiken dazu auszuwählen

Es öffnet sich ein Fenster in dem Sie die gewünschten Texte auswählen können.

Klicken Sie mit der Maus links auf das Quadrat der Texte, die Sie übernehmen möchten und übertragen Sie sie dann über den Button hinter die markierte Position im LV.

Ausschreibungstexte über "Ausschreiben.de" importieren

Markieren Sie eine Position oder eine Gruppe, hinter der die Texte eingefügt werden sollen. Klicken Sie dann auf den Button .

Es öffnet sich Web-Seite von "Ausschreiben.de".

Navigieren Sie nun zu den gewünschten Ausschreibungstexten. Klicken Sie mit der Maus auf den gewünschten Text auf der linken Seite und ziehen ihn mit gedrückter Maustaste in das kleine blaue Feld links oben. Wenn Sie die Maustaste loslassen wird der kopierte Texte oben aufgelistet.

Wenn alle Texte ausgewählt sind übertragen Sie sie dann über den Button hinter die markierte Position im LV.

Grafiken

Wenn im LV eine Position markiert ist so klicken Sie auf den Button .

Es öffnet sich das Fenster für Bilder und Grafiken der markierten Position. Hier können Grafiken aus den verschiedensten Quellen eingefügt werden.

Die mit einem Häkchen versehenden Grafiken werden später auf Wunsch bei der Ausschreibung mit ausgegeben.

Gewerke-Struktur erweitern

Die Struktur der Ordnungszahl ( OZ ) kann während der Bearbeitung des LV erweitert werden. Legen Sie fest, welche Strukturebenen des OZ erweitert werden sollen. Eine Änderung auf 0 oder kleiner als die Anzahl der bereits erfassten Gruppen oder Positionen ist nicht möglich. Beispiel : Wenn ein Titel bereits über 100 Positionen enthält ist eine Verkleinerung des Titels auf zwei Stellen nicht möglich.

Texte für die Ausschreibung festlegen

Es werden bei einer Ausschreibung nur die Gewerke, Gruppen und Positionen berücksichtigt, die mit einem Häkchen markiert sind.

Ausschreibungen

Um die Leistungsverzeichnisse als Ausschreibungen zu versenden sollten alle Gewerke, Gruppen und Positionen, die ausgeschrieben werden sollen, mit einem versehen sein, und zu allen Positionen Mengen erfasst sein. Klicken Sie dann mit der Maus in der Menü-Leiste auf .

Unternehmer auflisten : Hier kann gewählt werden, ob nur die Unternehmer angeboten werden, die die unten aufgelisteten Gewerke auch bearbeiten können, oder ob alle erfassten Unternehmer gelistet werden.

Eintrag in Bautagebuch : Festlegen ob für diese Ausschreibung ein Eintrag ins Bautagebuch erfolgen soll.

Bezeichnung der Ausschreibung : Bitte geben Sie dieser Ausschreibung eine eindeutige Bezeichnung, damit Sie später die Angebote zweifelsfrei zuweisen können.

In der Tabelle sind die relevanten Unternehmer aufgelistet. Markieren Sie nun die Unternehmer mit einem Häkchen , für die Dokumente für die Ausschreibung erstellt werden sollen.

Legen Sie nun fest, welche Art(en) von Dokumenten für die einzelnen Unternehmer erstellt werden sollen, indem Sie in der Tabelle die entsprechenden Felder mit einem Maus-Doppelklick aktivieren.

Auszuschreibende Gewerke : Hier sind alle Gewerke aufgelistet, die im LV mit einem gekennzeichnet sind. Auf Wunsch können Gewerke ausgeschlossen werden, indem das Häkchen entfernt wird.

Anschreiben : Durch Mausklick auf das kleine Quadrat öffnet sich das Fenster für Textmodule. Dort können Sie einen bestehenden Text auswählen oder neu erfassen und mit als Anschreiben übernehmen.

Allgemeine Vorbemerkungen : Durch Mausklick auf das kleine Quadrat öffnet sich das Fenster für Textmodule. Dort können Sie einen bestehenden Text auswählen oder neu erfassen und mit als Allgemeine Vorbemerkungen übernehmen.

Zusätzlicher Text : Durch Mausklick auf das kleine Quadrat öffnet sich das Fenster für Textmodule. Dort können Sie einen bestehenden Text auswählen oder neu erfassen und mit als zusätzlichen Text hinter der Ausschreibung übernehmen.

Ausgabe : Hier kann festgelegt werden ob die Angebotsanforderung nur mit Kurz- oder Langtexten oder beiden erstellt werden soll und ob der Preis in Lohn und Material getrennt angefordert wird.

Grafiken : Wenn gewünscht können die Grafiken zu den Positionen direkt hinter jedem einzelnen Text oder gesammelt am Ende der Angebotsanforderung erscheinen. Es werden nur Grafiken berücksichtigt, die im Fenster Grafiken mit einem gekennzeichnet sind.

Nachdem Sie alle Kriterien für die Angebotsanforderung festgelegt haben klicken Sie bitte auf um fortzufahren.

Zur Kontrolle werden nun die gewählten Kriterien aufgelistet

Auf der linken Seite erscheint die eigene Firmenbezeichnung aus den Einstellungen. Auf der rechten Seite erscheinen die Daten des Bauherrn aus den Projekt-Daten. Für die Ausgabe als GAEB-Datei werden die Daten der rechten Seite als Auftraggeber verwendet.  Ansonsten werden die Daten von beiden Seiten ausgegeben, wenn sie ausgefüllt sind.

Klicken Sie nun auf und die einzelnen Dokumente werden erstellt. Das kann je nach Auswahl einige Zeit dauern. Während der Generierung der Dokumente erscheint eine kleine Uhr.

Wenn alle Dokumente erstellt sind erfolgt die Auflistung

Bei der Erstellung von GAEB-Dateien incl. zusätzlicher Textmodule oder Grafiken werden neben der GAEB-Dateien zusätzlich PDF-Dateien erstellt.

Doppelklick auf E : Die Dokumente des Unternehmers werden als E-Mail versendet.

Doppelklick auf C : Die Dokumente des Unternehmers werden auf einem Datenträger gespeichert.

Doppelklick auf B : Die Dokumente des Unternehmers werden auf eine CD/DVD gebrannt.

Doppelklick auf X : Das gewählte Dokument wird mit dem Standardprogramm des Benutzers geöffnet. Dort kann es weiterverarbeitet werden.

Die erstellten Dokumente werden automatisch in Projekt-Dokumente gespeichert und können von dort aus auch später noch verschickt werden.

Angebote erfassen

Klicken Sie in der Menü-Leiste links innerhalb eines Projekts auf Angebote + Angebote erfassen oder bearbeiten.

Wählen Sie nun den Unternehmer aus der Liste, der das Angebot abgegeben hat. Sollte er nicht auf der Liste sein, so müssen Sie seine Daten erfassen.

Danach wählen Sie die Ausschreibung, für die das Angebot abgegeben wurde.

Es wird nun die erste Position aus dem ausgeschriebenen Leistungsverzeichnis angezeigt. Wählen Sie nun, ob die Preise, die Sie eingeben, Netto-Preise sind oder ob sie die MwSt. bereits enthalten.

Über die Buttons "Import GAEB" und können Angebote über GAEB- oder Excel-Dateien eingelesen werden.

Alternativ geben Sie die Preise in der Zeile "Abgegeben" ein. Sie können zwischen den einzelnen Positionen blättern, indem Sie die blauen Pfeile anklicken.

Wenn Sie im Feld "Gesamtpreis" die Enter-Taste drücken wird automatisch zur nächsten Position gesprungen.

Im Feld "Preis Gesamt" und "Preis Gewerk" wird automatisch mitgerechnet. Am Ende der Preis-Erfassung können Sie prüfen, ob die errechnete Summe des Bieters korrekt ist.

Wenn der Bieter nach Preis-Verhandlungen eine Pauschalpreis oder einen prozentualen Abschlag anbieten, so kann dies in den entsprechenden Feldern eingegeben werden und über den Button bestätigt werden. Voraussetzung ist natürlich, dass dort bereits Preise erfasst sind.

Die Art der Position ist mit Buchstaben gekennzeichnet :

= Normalposition   = Grundposition   = Wahlposition   = Bedarfsposition   = Stundenlohnarbeiten   = Hinweistext   = Ausführungsbeschreibung

Wenn eine Position zur Ausschreibung markiert ist, so ist der Buchstabe blau.

Preisspiegel

Klicken Sie in der Menü-Leiste links innerhalb eines Projekts auf Angebote + Preisspiegel.

Wählen Sie nun die gewünschte Ausschreibung.

Alle Unternehmer, die für diese Ausschreibung ein Angebot abgegeben haben, werden aufgelistet. Sollen Unternehmer oder Gewerke vom Preisspiegel ausgeschlossen werden, so entfernen Sie das Häkchen .

Nun können Sie noch wählen, welcher Wert als Rechenbasis ( = 100 % ) herangezogen werden soll.

Beim Druck können Sie alternativ die Positionen nebeneinander oder untereinander drucken.

Hier ein Beispiel für die grafische Darstellung des Preisspiegels :

Auftragsvergabe

Klicken Sie in der Menü-Leiste links innerhalb eines Projekts auf Angebote + Auftragsvergabe.

Wählen Sie nun die gewünschte Ausschreibung, dann die Gewerke und den Unternehmer, der den Auftrag erhalten soll.

			Die Preise der vergebenen Positionen werden in das Leistungsverzeichnis übernommen. Die Schätzwerte dort werden überschrieben.
			Im Kontenblatt wird ein Buchungssatz erstellt.

Grafiken werden nur in PDF- und GAEB-XML-Dateien eingebunden.

Aktuelle Projekte

Im Netzwerk kann es vorkommen, dass ein anderer Benutzer gerade an diesem Projekt arbeitet. Dann wird der Zugriff auf dieses Projekt gesperrt. Es erscheint die Meldung :

Ein Zugriff auf dieses Projekt ist dann wieder möglich, wenn der andere Benutzer das Projekt verlassen hat. Sollte das Projekt weiterhin gesperrt sein, so muss der andere Benutzer es unter Einstellungen->Netzwerk->Benutzte Projekte freigeben.

Wenn ein Projekt in der Liste links ausgewählt ist, kann es exportiert, umbenannt, gelöscht  oder ins Archiv verschoben werden.

	Die Projektdaten werden auf einem Datenträger gespeichert.
	Es öffnet sich ein Fenster, in dem das Projekt mit einem anderen Namen versehen werden kann.
	Die Daten des gewählten Projekts werden komplett gelöscht.
	Das aktuelle Projekt kann, wenn die Bearbeitung abgeschlossen ist, ins Archiv verschoben werden. Ist ein Projekt im Archiv markiert, so kann es reaktiviert werden.

Ein vorab exportiertes Projekt kann eingelesen werden. So können Projektdaten zwischen verschiedenen Computern ausgetauscht werden.

Bautagebuch

Im Bautagebuch werden, teilweise automatisch, Vorgänge festgehalten, die den Ablauf eines Projekts betreffen.

Auf der rechten Seite sind Gruppen aufgelistet, denen die einzelnen Einträge zugeordnet sind. Es werden nur die Bautagebuch-Einträge angezeigt deren Gruppe mit einem Häkchen markiert ist.

Unter können den einzelnen Einträgen Bilder und Grafiken zugeordnet werden.

Unter sind die vergebenen Aufträge gelistet.

Kontenblatt     

			Ein neuer Buchungssatz wird angefügt.
			Es wird eine Kopie des markierten Buchungssatzes erstellt. Das vereinfacht weitere Buchungen zu dieser Rechnung
			Der markierte Buchungssatz wird gelöscht.
			Das Kontenblatt wird gedruckt.
			Das Kontenblatt wird als MS-Excel-Datei ausgegeben.
			Ein Fenster für die Bankverbindung des Unternehmer des markierten Buchungssatzes wird geöffnet.

Für alle Eingabefelder gibt es Erklärungen, indem dort die rechte Maustaste gedrückt wird.

Projekt-Dokumente

Hier werden alle Dokumente aufgelistet, die ein Projekt betreffen.

			Ein neues Dokument von einem Datenträger einfügen. Es wird dafür ein Fenster geöffnet.
			Alle mit einem Häkchen gekennzeichneten Dokumente werden gelöscht.
			Das Dokument wird in dem dafür installierten Standardprogramm geöffnet. Ein Doppelklick hat dieselbe Funktion.
			Ein neues Dokument wird über den installierten Scanner eingelesen.
			Ein neues Dokument wird von einer beliebigen Internet-Seite eingefügt.
			Die Art und die Bezeichnung können geändert werden. Das gilt nur für die Zeile, die mit der Maus markiert wurde.
			Die mit einem Häkchen gekennzeichneten Dokumente werden per E-Mail verschickt. Es wird dafür ein Auswahl-Fenster geöffnet.
			Alle Markierungen werden rückgängig gemacht.
			Die markierten Dokumente können in ein Verzechnis auf einem Datenträger kopiert werden.
			Die markierten Dokumente werden auf eine CD/DVD gebrannt.

Dokumente importieren

Klicken Sie zuerst auf um die Datei vom Datenträger auszuwählen und geben dem Dokument danach eine gewünschte Bezeichnung.

Kostengruppen

Klicken Sie auf Stammdaten + Kostengruppen + Eigene Kostengruppen

Zusätzlich zu den Kostengruppen nach DIN 276 können Sie eine eigene 5-stellige Kostenstruktur erstellen.

Die Verwendung eigener Kostengruppen macht nur Sinn, wenn Sie im Leistungsverzeichnis jede Position auch einer Kostengruppe zuordnen.

= Normales Element. Es werden nur die Preise dieser Kostengruppe in die nächst höhere Kostengruppe übernommen.

= Leitelement. Es werden die Preise und die Massen dieser Kostengruppe in die nächst höhere Kostengruppe übernommen. Die Mengeneinheit muss mit der der höheren Kostengruppe übereinstimmen.

Einige Elemente dieser Kostengruppen sind bereits im Programm enthalten. Sie können sie aber beliebig anpassen und erweitern. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Element.

oder benutzen Sie die Buttons oben.

	Element bearbeiten.
	Element auf gleicher Ebene einfügen.
	Element auf einer unteren Ebene einfügen.
	Das markierte Element und die Unterelemente davon werden gelöscht.
	Die Kostenstruktur wird auf Gültigkeit geprüft.
	Zusätzliche Informationen.

Element bearbeiten

Sie können hier die aktuelle Verschlüsselung ändern, das Kennzeichen für "Leitposition" setzen und dieses Element löschen. Durch Klick auf werden die Änderungen übernommen.

Element einfügen

Es erscheint das selbe Fenster wie oben, allerdings mit leeren Eingabefeldern. Die nächste freie Nummer wird automatisch vergeben.

Kostenstruktur auf Gültigkeit prüfen

Es erscheint ein Protokoll, das die ungültigen Elemente der Kostenstruktur auflistet.

Text-Module

Klicken Sie auf Stammdaten + Text-Module

Bei verschiedenen Vorgängen wie z. B. Angebotsanforderungen oder Auftragsvergaben können zusätzliche Texte mit ausgegeben werden.

Wenn Sie mit der rechten Maustaste innerhalb der Baumstruktur auf der linken Seite klicken öffnet sich ein Menü für die verschiedenen Funktionen.

Die Funktionen der Buttons oberhalb des Textes werden durch Hinüberfahren mit der Maus erklärt.

Innerhalb der Texte können Platzhalter eingefügt werden. Diese werden später bei der Ausgabe des Textes ersetzt. So wird z. B. bei der Angebotsanforderung der Platzhalter "#ADRESSE#" durch die Adresse des Bieters ersetzt.

Bei der Auswahl eines Textes, z. B. bei einer Angebotsanforderung, erscheint oben rechts der Button . Damit können Sie die Auswahl bestätigen.

Reorganisation

Suchbegriffe

Innerhalb des Programms kann an verschiedenen Stellen über Suchbegriffe nach Texten gesucht werden.

Diese Suchbegriffe müssen vorab erstellt werden, da die eigentliche Suche durch die bestehenden Textverzeichnisse im Bedarfsfall zu lange dauern würde.

Deshalb können hier aus den Leistungs- oder Textverzeichnissen die Suchbegriffe extrahiert werden. Diese Suchbegriffe werden in einer Datenbank abgelegt und ermöglichen später den schnellen Zugriff auf die eigentlichen Texte.

Sie können hier die Verzeichnisse festlegen, aus denen die Suchbegriffe extrahiert werden.

Sie können festlegen, ob die Suchbegriffe aus den Kurztexten reichen, oder ob sämtliche Langtexte durchsucht werden ( das kann sehr lange dauern ).

Temporäre Daten löschen

Bei einigen Funktionen des Programms werden temporäre Dateien erstellt, die danach nicht mehr benötigt werden. Normalerweise werden sie nach der Nutzung wieder gelöscht. Sie können hier aber auch manuell gelöscht werden.

Fenster-Positionen zurücksetzen

Das Programm merkt sich alle Positionen und Größen der einzelnen Fenster. Hier können alle Positionen und Größen auf die Grundwerte zurückgesetzt werden.

Datenbanken reorganisieren

In Ausnahmefällen kann es vorkommen, dass sämtliche Datenbanken reorganisiert werden müssen. Wenn Sie innerhalb eines Netzwerks arbeiten dar außer Ihnen keine weiterer Benutzer das Programm geöffnet haben.

Datenbanken exportieren

Wenn es aufgrund fehlerhafter Daten Probleme mit dem Programmablauf geben sollte, so können Sie uns auf Anforderung die Daten senden, die wir für eine Fehleranalyse benötigen

Programm-Daten ex-/importieren

Zur Sicherung Ihrer Daten oder für den Transfer Ihrer Daten auf einen anderen Computer können Sie hier die Daten exportieren und importieren. Beim Exportieren legen Sie den Datenträger und den Ordner fest, auf dem die Daten gespeichert werden sollen. Vom Programm wird zusätzlich der Ordner "AFAP-EXPORT" erstellt, in den die Daten übertragen werden. Beim Import wählen Sie den Ordner "AFAP-EXPORT" auf dem entsprechenden Datenträger. Achtung ! Bereits bestehende Daten mit dem gleichen Datei-Namen werden überschrieben.

Adressen

Funktionen der Buttons oben links :

			Eine neue Adresse anlegen
			Aktuelle Adresse löschen
			Adresse(n) drucken
			Bankverbindung zu dieser Adresse
			Adressen importieren ( Erklärung erfolgt im Import-Fenster durch )

Über die Auswahl einer Branche in der Combo-Box "Filter" werden nur die dieser Branche zugeordneten Adressen angezeigt.

Funktionen der Buttons oberhalb der Grafiken :

			Grafik von einem Datenträger auswählen
			Aktuelle Grafik löschen
			Grafik in Ihrem Standard-Grafikprogramm öffnen
			Grafik aus der Zwischenablage einfügen
			Grafik über einen angeschlossenen Scanner einlesen
			Grafik drucken
			Zur vorherigen Grafik blättern
			Zur nächsten Grafik blättern

Update

Hier kann überprüft werden ob neue Updates auf unserem Server zur Verfügung stehen. Für die Installation der Updates wird das Programm AFAP-AVA beendet und für den Download und die Installation ein anderes Programm gestartet. Nach Beendigung der Installation wird AFAP-AVA neu gestartet.

Scanner

Wenn an Ihren Computer ein Scanner angeschlossen ist, können Sie Grafiken und Dokumente über diesen Scanner einlesen.

Geben Sie zuerst eine Bezeichnung für die Grafik ein. Wählen Sie dann den Scanner aus und starten danach den Scan .

Das Ergebnis wird nun angezeigt und kann mit Hilfe des Buttons übernommen werden.

Mehrseitige Dokumente können gescannt werden indem der Scan-Button abermals angeklickt wird.

Archivierte Projekte

Nachdem ein Projekt abgeschlossen ist, können Sie es in das Archiv verschieben. Klicken Sie dazu mit der Maus auf den Name des Projekts links im Menü und ziehen es auf Archivierte Projekte.

Archivierte Projekt können jederzeit wieder aktiviert werden, indem sie nach Aktuelle Projekte zurückgezogen werden.

E-MAIL

Über den Button können E-Mails versendet werden.

Internes E-Mail-Prgoramm

Zum Versenden von E-Mails über das interne E-Mail-Programm müssen Sie einmalig die Zugangsdaten zu Ihrem E-Mail-Konto eingeben. Bei Outlook z.B. finden Sie die Daten in der Konto-Einstellung.